Esto ya es un mito y aquí sabrás por qué.
¡Hola, veo que sigues cerca¡ Bien, comencemos, en el artículo anterior te platiqué sobre Mantener tu sistema de gestión actualizado y en total cumplimiento sin tener que vivir en el trabajo. Recordamos brevemente el concepto de sistema de gestión y lo costoso que podría llegar a ser mantenerlo “vivo” (es decir, operativo). Si aún no has leído el artículo anterior, te invito a que lo leas antes de comenzar con éste ya que ambos artículos se complementan. Si ya lo leíste entonces ¡comencemos!
Hoy te voy a platicar sobre una de las situaciones más estresantes dentro de las organizaciones que buscan estar bien con las autoridades de su país, y en muchas ocasiones, estar en cumplimiento de estándares y normas nacionales e internacionales, esto con la firme intención de seguir demostrando que son la mejor opción para los consumidores o clientes. Hablo de la preparación de la evidencia documental, de procesos y operativa de las empresas para lograr una certificación o recertificación, esta situación es toda una odisea que si se pudiera evitar y aun así lograr la certificación ¡Sería una maravilla empresarial!
¿Qué es la certificación?
Como decía mi abuelo, comencemos por el principio, tú y yo debemos ponernos de acuerdo sobre la conceptualización de la certificación (tu ponle el nombre y apellido que gustes) ¿Qué es la certificación?
La certificación, es el proceso llevado a cabo por una entidad reconocida como independiente de las partes interesadas, mediante el que se manifiesta la conformidad de una determinada empresa, producto, proceso, servicio o persona con los requisitos definidos en normas o especificaciones técnicas. La certificación va dirigida a cualquier tipo de empresa,
Independientemente de su tamaño, ubicación o área de actividad, y no necesariamente a las grandes empresas, resultando más útil incluso para empresas pequeñas y medianas con menos reconocimiento en el mercado y cuya necesidad de generar confianza en sus grupos de interés es, si cabe, mayor. Aunque en algunos casos es un requisito imprescindible para poder vender, ya sea por consideraciones legales, o porque los compradores del producto siempre lo solicitan, lo cierto es que se trata de un proceso voluntario.
Si tomamos esta definición formal que no es mi definición pero ciertamente me hace mucho sentido, podemos notar ciertas palabras claves: Proceso, Conformidad, Normas, Generar Confianza, Legales, Compradores, Voluntario. por mencionar algunas principales. Estas palabras ya nos están diciendo de qué va este proceso de certificación y nos deja entrever las razones por las cuales las empresas están dispuestas a pasar por esta odisea de la preparación. Guarda en tu memoria estas palabras porque las vamos a utilizar más adelante, mientras tanto, sigamos con el concepto para poder entenderlo en mayor medida de tal suerte que comprendamos su complejidad.
¿Cómo preparar las evidencias?
Certificación es el término que se utiliza más coloquialmente para hacer referencia a lo que técnicamente se denomina “evaluación de la conformidad”. La evaluación de conformidad es cualquier evaluación llevada a cabo para determinar si un producto, proceso o sistema de gestión cumple los requisitos específicos definidos por la norma en cuestión. previo al logro de la certificación, las organizaciones deberán contar con todas las evidencias del cumplimiento de dichos requisitos en su sentido más general a cualquier nivel organizacional.
Así, la verificación de la conformidad implica la comprobación de dicha conformidad de los productos con apego a normas nacionales o su equivalente internacional. Al mismo tiempo anima a las organizaciones a entender la necesidad del cumplimiento y sus ventajas.
Del mismo modo, la inspección es la acción dirigida a aquella organización que desea mostrar responsabilidad asegurando que sus equipos, productos y servicios cumplen con la calidad, la seguridad, el respeto al medio ambiente y las responsabilidades sociales imperativas (ya sean de obligado cumplimiento, voluntarias o propias, basadas en sus propios sistemas, normas o necesidades).
La evaluación de la conformidad requiere con frecuencia la realización de ensayos operativos, es decir, mostrar en vivo que el proceso o la manera en cómo se realizan las actividades en la empresa están en cumplimiento de los requisitos que define la norma, Así mismo, se deben mostrar todos los documentos que contengan las políticas, los lineamientos, las reglas, los formatos,etc., que ayuden a la organización a evidenciar que se cuenta con toda la documentación requerida. Pero esto no es todo, así como la organización debe evidenciar que su operación está en conformidad, también debe evidenciar que tiene la manera de detectar, visualizar, controlar y dar seguimiento a aquellas situaciones que representen una no conformidad ante la norma específica.
¿Quién genera las evidencias?
Si el proceso es aplicable a todos los niveles de la organización, entonces podemos deducir que todos los departamentos de la empresa en conjunto con todos los procesos de cada departamento y todo el personal que opera en los departamentos, son susceptibles a ser inspeccionados para poder evidenciar que la organización está en conformidad con los requisitos antes mencionados.
Trata de imaginarte la cantidad de documentos, situaciones, preparativos, presentaciones, formatos, capacitaciones, flujos de información entre procesos, etc., se deben de preparar en un lapso de 6 a 8 meses para poder evidenciar lo que hemos venido platicando.
Lograr la certificación de una empresa resulta en un esfuerzo extremadamente costoso en tiempo y dinero que comúnmente las organizaciones no tienen definido dentro de sus presupuestos (se subsidia con la operación diaria). Este trabajo “extra” asignado a todos los departamentos, conlleva generalmente a que las empresas no logran certificarse en su primer intento e incluso ni en el segundo.
¿Quién cuida las evidencias?
Esta es sin duda la parte más simple de todo el proceso, y sin embargo, suele ser una de las partes críticas del proceso de certificación.
Dado que la evidencia se genera a todos los niveles de la organización. Cada uno de los departamentos tienen la responsabilidad de organizar, clasificar y cuidar toda la documentación generada con miras a la certificación.
Decía mi abuelo (muy sabiamente y que conste que él no era el autor de ese dicho) que lo único constante en este mundo, es el cambio, y en las organizaciones, esto es una verdad absoluta. Cambian los roles, cambia el personal, cambian las funciones, cambian los equipos de cómputo, cambian los procesos, las reglas, cambian muchas cosas, y por ende, las evidencias, que antes las tenía a su resguardo una persona que ya no está en la empresa, también cambian, ahora si las tengo, ahora ya no, están extraviadas. Y como ese ejemplo decenas más.
¿No sería mejor centralizar la evidencia de tal manera que no dependa de las personas, sino de la organización en sí?
¿No sería mejor tener un repositorio del tipo complejo en donde se pudiera subir toda la evidencia documental, pero también los ensayos, la información de los procesos, el control de los riesgos detectados, las no conformidades halladas, las acciones correctivas, los planes de mejora, etc?
¿No sería mejor tener una sola plataforma con diferentes niveles de accesos para controlar todo eso y aún más?
¿Es posible evitar el proceso de preparación?
La respuesta a esa pregunta es: ¡Sí! si es posible, solo debes No prepararte y listo, así lo evitas.
La verdadera pregunta no es si es posible o no evitar la odisea, la pregunta debería ser ¿Cómo podemos certificarnos en el estándar o norma que queremos o necesitamos certificarnos, sin tener que invertir grandes cantidades de tiempo y esfuerzo en prepararnos para lograrlo? ¡Esta si es una pregunta interesante! ¿No lo crees?
La gestión del negocio no es para esperar, es para vivirla y aprovechar cada oportunidad de crecimiento
La mejor manera de evitar la preparación del tipo odisea imposible para una certificación, es ya estando preparado con mucho tiempo de anticipación a dicha certificación. Definitivamente estarás de acuerdo conmigo que lo que acabo de afirmar es una verdad. En el artículo anterior te platiqué brevemente acerca de la automatización de tus sistemas de gestión ¿Recuerdas?
Te platiqué que automatizar tus procesos de gestión te trae beneficios como:
¿Qué pasaría si evolucionas al siguiente nivel de madurez en tus procesos de gestión? Es decir, los vuelves operativos. ¿Qué?¿Operativos? ¿Qué es eso?
¿Recuerdas las palabras clave que debías recordar? veamos que nos quieren decir con esas palabras, ¿Te parece?
Dentro de tu organización, ya hay quien cuide las asistencias, las compras, los reportes ejecutivos, las nóminas, etc. A ese día a día, le llamamos operación, es decir, se mantiene vivo para poder lograr las metas establecidas. Lo mismo debería suceder con tus proceso de gestión, se deberían operar dia a dia, y no tenerlos abandonados hasta el día en que te quieres certificar, y mejor aun, no estarías solamente evidenciando que estás en conformidad con el estándar, ¡Estarías realmente en conformidad con el estándar!
Eso derivaría en un sin fin de mejoras a tu empresa por el hecho de mantener tu gestión operativa. ¡Es eso! deja ya de “evidenciar” que estas en conformidad, solo gastas tiempo y dinero, comienza a estar en conformidad y a cambio de eso generarás ahorros, lograrás metas en menor tiempo, mejorarás tu ambiente laboral, etc. La palabra gestionar para mi significa cuidar. Si tú gestionas tu negocio en lugar de nada más operar la empresa ¿Te imaginas lo que pasaría?
Con Menthor-e (mén-tor-i) es posible automatizar completamente todos y cada uno de tus sistemas de gestión, administrarlos de manera centralizada bajo un esquema de colaboración totalmente distribuido y por el cual no tienes porqué hacer grandes inversiones de dinero. Menthor-e es como un ERP pero orientado a los procesos de gestión del negocio, Si logras vivir todos los días, cuidar tu calidad, el medio ambiente, el ambiente laboral, las prácticas legales, la seguridad y lo haces de manera automatizada. En el preciso momento que debas buscar la certificación, solo debes tener tu Menthor-e a la mano. todo estará ahí, actualizado, estructurado, controlado, con el seguimiento en tiempo real. etc.
Te invito a que te pongas en contacto con nosotros y verás que podemos armar un plan de trabajo que realmente derivará en mejoras para todos en tu organización. No pierdes nada con conocer la solución, te aseguro que en menos de 10 minutos estarás pensando que quieres implementar Menthor-e en tu empresa.
La siguiente vez que nos veamos tú y yo, te platicaré sobre Los cinco pecados capitales de la gestión de sistemas, platicaremos sobre maneras erróneas de operar los sistemas casi imperceptibles pero muy dañinas para la organización.
Te invito a qué cuando estés leyendo el próximo artículo, lo compares con las prácticas dentro de tu organización, podrías llegar a dar con la solución que estás buscando. Espéralo o ponte en contacto con nosotros y obtén la información completa en este momento.
