!Hola¡ !Veo que sí te quedaste cerca¡ 👊🏻😉 Hoy te voy a platicar sobre una de las cosas más difíciles de lograr dentro del mundo empresarial y de los negocios: mantener un sistema de gestión ( tú ponle nombre y el apellido) actualizado día a día, es decir, mantener tu sistema de gestión vivo. También te voy a platicar sobre las ventajas de mantener tu sistema de gestión actualizado, automatizado, bajo un esquema de colaboración; y finalmente te platicaré como hacer para que tu sistema de gestión realmente te dé resultados tangibles dentro de tu operación.
Para empezar, tú y yo seguiremos bajo el mismo acuerdo sobre la definición básica de un sistema de gestión.
Un sistema de gestión es un conjunto de procesos, prácticas, actividades, documentación, indicadores, equipos de trabajo, personas, etc. que en conjunto tienen la responsabilidad de procurar la continuidad operativa de toda la organización.
Por otro lado, para poder automatizar cualquier sistema es necesario saber cómo opera y esto lo podemos lograr conociendo sus procesos. Hablemos brevemente sobre los más comunes que tiene cualquier sistema de gestión. Los voy a mencionar de manera genérica ya que dependiendo del sistema de gestión el ciclo podría llegar a tener diferente nombre, un ejemplo es el ciclo PDCA (por sus siglas en inglés) o Ciclo de Deming en honor a su creador, del cual hay mucha información en internet.
Partamos de un escenario específico que me permita explicar cada uno de los procesos involucrados. Supongamos que tenemos un sistema de gestión de la calidad (si, lo sé, estoy siendo muy simplista, pero valdrá la pena). A través de él aseguramos que nuestra operación, productos y servicios cumplan con los requerimientos de nuestro estándar, es decir, tenemos que ser capaces de ejecutar las siguientes procesos:
Sistema de gestión como ente vivo: el costo de lograrlo es invariablemente alto
Cómo te comenté al principio de nuestra charla, mantener un sistema de gestión, el que éste sea, completamente actualizado día con día conforme se van dando avances, se van realizando asignaciones, se van ejecutando ejercicios, se van hallando observaciones, anomalías, oportunidades, etc, es prácticamente imposible de lograr.
¿Pero por qué las empresas están convencidas de que esto es prácticamente imposible de lograr? Vamos a repasar qué es lo que sucede durante una operación típica de un sistema de gestión.
En el artículo Menthor-e | Sistema integrado de Gestión, te mencioné dos escenarios simples, típicos, en donde es posible apreciar algunas de las acciones que se hacen al momento de estar llevando a cabo algún tipo de gestión.
Imagina por un momento que esos escenarios se multiplican para cada uno de los departamentos y áreas que componen la empresa, es decir, cada área, cada departamento es susceptible de mejoras, de auditorías, evaluaciones de desempeño de sus procesos, de su personal, de su servicio, de hallazgos con respecto a las normas y objetivos que los rigen, por ejemplo, no conformidades, riesgos u oportunidades etc.
Cada uno de esos departamentos se compone de procesos y estos a su vez de actividades que se realizan día a día de tal manera que en conjunto la empresa pueda producir los bienes, productos o servicios que comercializa.
¿Sí te lo imaginas? ¿Logras visualizar la cantidad de documentos que se generan por la constante ejecución de diferentes tipos de ejercicios? Evaluaciones de satisfacción, de ambiente laboral o auditorías internas o externas, evaluaciones de desempeño, documentación de procesos, ejercicios de consultoría, etc. que se ejecutan durante todo el año para todos los departamentos y todo esto deriva en documentación, evidencias, evaluaciones y sus respuestas, observaciones, hallazgos, bitácoras de trabajo, etc.
Cada uno de esos ejercicios puede llegar a detonar algún plan de acción, algún programa de trabajo, plan de trabajo o una iniciativa, tratar de mantener toda esa documentación, toda esa información asegurada y centralizada en un repositorio, llámese un drive en la nube o un equipo de cómputo, tratar de darle seguimiento a todos y cada uno de los compromisos que se van detonando alrededor de todos los ejercicios es una tarea que obliga a estar 100% enfocado únicamente en tratar de estructurar la información.
¿En qué momento entonces se opera el sistema? ¿En qué momento se analizan los resultados, en qué momento se verifica que hubo un impacto positivo o negativo en la operación o en los objetivos, si todo el tiempo está enfocado en el resguardo y ordenamiento de la documentación?
¿Estas de acuerdo conmigo que mantener un sistema de gestión, es cosa imposible? Ahora imagínate mantener todos los sistemas que necesita una organización.
¿Qué pasaría si hago con la gestión lo mismo que hice con la operación?
Hace ya algunos años, las empresas comenzaron a adquirir soluciones de negocio que les permitieran agilizar su operación, reducir el error humano, aumentar su productividad, reducir los tiempos de respuesta, agilizar la toma de decisión.
¿Qué tipo de soluciones eran esas? bueno todos conocemos ese tipo de soluciones, existen los ERP, los CRM, los CSM, sistemas de nóminas, sistemas de asistencia, controles de acceso, etc. Todas estas soluciones de negocio vinieron a revolucionar la manera en cómo se opera una empresa.
Ahora ya es posible obtener información relacionada con los colaboradores en tiempos muy cortos, información relacionada con el manejo de inventarios en tiempos muy cortos, contar con información que permite tomar las decisiones en tiempo y forma. Esto se puede lograr porque cada una de estas soluciones de negocio basan su operación en el manejo de datos, así es, las empresas tienen que utilizar soluciones para registrar datos relacionados con órdenes de compra, órdenes de trabajo, entradas y salidas de inventario, asistencias, pagos, compras, ventas, etc. de tal manera que esos datos se conviertan en información que permita la toma de decisión a todos los niveles de la organización.
Ahora bien, pregunta seria ¿Por qué no has hecho lo mismo para la gestión de la calidad, ambiental, laboral y de todas las gestiones que hemos venido mencionando durante esta serie de artículos? ¿Por qué sigues insistiendo en manejar documentos físicos o electrónicos en lugar de generar datos y que esos datos se conviertan en información que me permitan Igualmente tomar decisiones en tiempo y forma?
¿Ya te diste cuenta hacia donde vamos?
Así es, estoy hablando de automatizar los procesos de gestión a través de una solución de negocio que permita dichos fines. Imagínatelo, en lugar de que te llenes de documentos de una auditoría, cuentas con una base de datos en donde están guardados todos los datos del ejercicio completo, que en lugar de que te llenes de documentos con las respuestas a evaluaciones que realizaste algún departamento o alguna evaluación que realizaste algún servicio o proceso, cuentes con una base de datos con todas y cada una de las respuestas de cada uno de los colaboradores que respondió dicha encuesta, que cuentes con tus procesos totalmente digitalizados a nivel de contenido de tal manera que puedas relacionar específicamente a una parte de tu proceso, qué es lo que está sucediendo con respecto al manejo de riesgos, con respecto a áreas de oportunidad, a proyectos, no conformidades relacionadas a alguna norma, etc.
¿Sí te lo imaginas? En el preciso momento en el que tú logres automatizar tus sistemas de gestión y sus respectivos procesos estarás dejando de lado todo el tiempo que le dedicas al resguardo de la información y te estarás enfocando únicamente en la operación y análisis de la misma. Ya no será necesario que vivas dentro de la empresa dado que la solución se basa en el mismo esquema de colaboración que cualquier otra solución de negocio, podrás compartir el ejercicio entre auditores, analistas, evaluados, interesados, directivos, diferentes roles y perfiles que puedan hacer lo que les corresponde hacer y no se enfoque todo en una sola persona o grupo. La carga de trabajo ahora se distribuye y mejor aún, vas a poder acceder a tus sistemas desde cualquier ubicación geográfica. ¿Te hace sentido esto?
¿Por qué automatizar la gestión de tu empresa?
Después de lo que te he comentado creo que es prácticamente obvio el porqué deberías de automatizar cualquier tipo de sistema de gestión que tengas en tu empresa, inclusive no nada más automatizarlos sino centralizarlos. Te voy a mencionar 10 razones básicas que vas a escuchar en todos lados de por qué deberías de automatizar la gestión dentro de tu empresa:
Como te comenté, estarás de acuerdo conmigo que estas razones ya las conoces, sin embargo no dejan de ser ciertas, ahora te pregunto ¿Qué pasa contigo? ¿Qué beneficios obtienes tú por llevar a cabo una automatización de tu sistema de gestión? Si ya no vives en la empresa, significa que tus tiempos se regularizaron, eso quiere decir, que tienes tiempo para dedicar a otros aspectos de tu vida, si los resultados de un sistema se tangibilizan con mayor agilidad, la influencia que tengas tú dentro de la organización aumentaría ¿Estás de acuerdo? Si es posible darle seguimiento a todos y cada uno de los compromisos entregables, planes, acciones y tú eres el responsable de que eso se pueda dar, estamos hablando de promociones, estamos hablando de crecimiento profesional. En resumen no solo la empresa se beneficia de automatizar los procesos, sino también las personas que promueven la implementación de este tipo de soluciones.
Con Menthor-e (mén-tor-i) es posible automatizar completamente todos y cada uno de tus sistemas de gestión, administrarlos de manera centralizada bajo un esquema de colaboración totalmente distribuido y por el cual no tienes porqué hacer grandes inversiones de dinero.
Te invito a que te pongas en contacto con nosotros y verás que podemos armar un plan de trabajo acorde a tu necesidad. No pierdes nada con conocer la solución, te aseguro que en menos de 10 minutos me estarás diciendo que quieres implementar Menthor-e en tu empresa.
La siguiente vez que nos veamos tú y yo, te platicaré sobre un escenario muy común dentro de las empresas. Platicaremos sobre todo lo que sufren las empresas cuando están buscando certificarse o re certificarse. Y verás que todo ese sufrimiento e inversión de tiempo, dinero y recursos ya no es necesario.
Es otra oportunidad que tú tienes para darte a notar dentro de tu empresa. Espéralo o ponte en contacto con nosotros y obtén la información completa en este momento.
